Giới thiệu 5S

5S là một phương pháp tổ chức không gian và môi trường làm việc nhằm mục đích tối ưu hiệu quả và năng suất của quy trình sản xuất. Thuật ngữ 5S xuất phát từ 5 chữ trong tiếng Nhật “Seiri – Seiton – Seiso – Seiketsu – Shitsuke” và được dịch trại là “Sàng lọc – Sắp đặt – Sạch sẽ – Săn sóc – Sẵn sàng”. Lần đầu tiên được đề cập bởi hai tác giả Takashi Osada và Hiroyuki Hirano trong các tác phẩm của mình vào đầu những năm 90 của thế kỷ trước, 5S đã nhanh chóng được các công ty Nhật Bản áp dụng và trở thành 5 trụ cột không thể thiếu cho mô hình sản xuất tinh gọn. Mặc dù lúc đầu 5S chỉ được áp dụng trong lĩnh vực sản xuất, ngày nay 5S còn được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực thương mại, dịch vụ hay bất cứ nơi đâu cần có một không gian làm việc nhất định.

Để hiểu được 5S, trước tiên chúng ta phải hiểu được nó được tạo ra để giải quyết vấn đề gì. 5S ra đời nhằm chống lại 3 lực cản lớn là sự lãng phí (muda), mất quân bình (mura), và quá tải (muri) trong quy trình sản xuất. 3 lực cản này có thể xuất hiện vì bất cứ nguyên nhân gì như sự rườm rà trong hệ thống, di chuyển không cần thiết, chờ đợi quá lâu hay sự phân bố công việc không đồng đều trên toàn dây chuyền. 5S sẽ giải quyết tận gốc rễ các vấn đề này. Nếu được thực hiện đúng cách và triệt để, cho dù người đó là một nhân viên tiếp tân cần một cây bút và tờ giấy để ghi lời nhắn của khách hàng hay một bác sĩ phẫu thuật cần đúng con dao để điều trị, họ sẽ có ngay cái mà họ cần trong tầm tay mà không phải loay hoay tìm kiếm vốn sẽ làm giảm năng suất công việc.

1) Sàng lọc (Seiri):

• Phân loại những công cụ hay linh kiện cần thiết và không cần thiết cho quá trình sản xuất.
• Tách riêng và thanh lý những vật dụng không cần thiết ra khỏi môi trường làm việc.
• Hạn chế các chướng ngại vật không cần thiết trong quá trình sản xuất.

2) Sắp đặt (Seiton):

• Sắp đặt những vật dụng cần thiết theo một trật tự logic để khi cần thì dễ dàng tìm kiếm và lấy ra sử dụng.
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên theo tần suất sử dụng: vật nào cần dùng nhiều thì ở gần tầm tay hơn.
• Hạn chế tối đa việc lãng phí thời gian tìm kiếm dụng cụ và gián đoạn tiến trình công việc.

3) Sạch sẽ (Seiso):

• Quét dọn, lau chùi nơi làm việc một cách triệt để và thường xuyên.
• Dùng sự sạch sẽ để phát hiện những bất thường của không gian làm việc.
• Giữ nơi làm việc sạch sẽ và an toàn.

4) Săn sóc (Seiketsu):

• Duy tu bảo dưỡng định kỳ máy móc và cơ sớ vật chất để chống lại sự xuống cấp theo thời gian.
• Kiểm định tình trạng hiện tại của thiết bị để tránh những tai nạn bất ngờ có thể xảy ra.

5) Sẵn sàng (Shitsuke):

• Duy trì những bước trên đây một cách đều đặn và liên tục.
• Chuẩn hóa mọi quy cách và tiến trình công việc để tất cả cùng hiểu biết và thực hiện.